よくある質問

• 業務分析フォーマットは、業務フロー図や業務マニュアルとどう違うのですか

  業務分析フォーマットは業務の流れに沿って情報を整理するためのものですが、簡易な業務フローや簡易なマニュアルとしても活用できます。
  主に「概略」「進め方」「要素」の３つのパートからなります。 「概略」は流れと分担を表し、業務フローチャートの代わりになります。フローチャートよりも流れを整理でき修正も簡単です。「進め方」は処理手順や補足情報を整理、手順書の代わりになります。「要素」は処理の過程で発生するモノや情報、処理の手段を洗い出します。ここは情報にヌケ・モレがないかをチェックするために使用します。

• 業務分析フォーマットは、講座終了後も使えるの？

  もちろんお使いいただけます。社内でシートを活用いただくことに制限は設けていません。 業務分析フォーマットは、Excelのスプレッドシートでテンプレートをダウンロードいただけますのですので、そのまま実務の中で活用してください。 複製・加工していただいても結構ですし、クラウドサーバーに取り込んで、社内で共有していただくことも結構です。ただし、商業目的でのご利用はご遠慮ください。

• 分岐する処理をどう表現するの？

  分岐する処理をどう取り扱うか、というのはこの講座の大きなテーマでもあります。 実際、業務を整理しようとするとき、多くの人が迷うことだからです。 そこで、「Chapter3 分岐する処理のとらえ方」で分岐の書き分け方を具体的に解説します。
  業務分析フォーマットを使って、分岐のパターンやレベルに応じて、分岐する処理を書き分けていきます。その考え方と整理方法について、講座で詳しく解説します。

• 業務改善にも役立つの？

  この講座は、業務改善を直接の目標としてはいません。ただし、業務分析フォーマットで業務の情報を構造的に整理し、見える状態にしますので、社内の業務の標準化や業務改善に取り組むうえでも役立つと思います。

• 講座で扱う「業務」とは？

  この講座では、複数の作業と判断からなるひとまとまりの仕事を「業務項目」と呼びます。
  1つの業務項目は、原則として、2人以上の関係者がモノや情報を受け渡しながら進める一連の工程を目安とします。関係者と情報の受け渡しを行うので、必ず何らかの事務を伴います。
  この講座では、1つの「業務項目」について、1つの業務分析フォーマットを使用して、業務を掘り下げながら分析・整理していきます。

• 業務分析フォーマットは、講座終了後も使えるの？

  もちろんお使いいただけます。社内でシートを活用いただくことに制限は設けていません。
  業務分析フォーマットは、Excelのスプレッドシートです。テンプレートをダウンロードいただけますのですので、そのまま実務の中で活用してください。 複製・加工していただいても結構ですし、クラウドサーバーに取り込んで、社内で共有していただくことも結構です。
  ただし、商業目的でのご利用はご遠慮ください。

• 新人教育や内定者教育でも使えるの？

  これから業務を教わる立場の新人や内定者の方にも、ぜひ学んでいただきたい内容です。ただ分岐の処理などについては、実務経験がないとぴんとこないところはあると思いますが、あらかじめこのようなツールと考え方を知っておくと、今後、業務指導を受ける際の情報整理にも役立つと思います。
  また、新人教育の一環として、業務分析フォーマットを使って担当業務を整理させるというのも、業務への理解を深めるには効果的かと思います。
  内容を検討されたい教育ご担当者の方には、無料のサンプル講座もご用意しています。お問い合わせください。

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• 実務を整理した業務分析フォーマットを点検してほしい

  講座を修了された方であれば、オプションとして、ご自身の業務を整理した「業務分析フォーマット」の点検サービスをご提供しています。講座修了後にお問い合わせください。
  ただし、あくまでも業務分析フォーマットの書き方についての点検サービスとなります。
  業務内容そのものの整理をご希望の場合は、別途ご相談となりますのでご了承ください。