営業活動はもとより、リモート会議や教育機関のオンライン授業はすっかり日常に溶け込み、さらに展示会、コンテスト、就職のための会社説明会など様々なイベントも、オンラインで開催されるようになりました。プレゼンテーションといえばオンラインで、というケースは今後ますます増えるでしょう。
この記事では、より良いオンラインプレゼンテーションのための工夫や学びかたを紹介します。
オンラインプレゼンテーションとは
オンラインプレゼンテーションには、大きく分けると2つのタイプがあります。
- あらかじめ作成した動画を、インターネットで公開する
- リアルタイムでプレゼンテーションをおこない、インターネットで生配信する
対面でもオンラインでもプレゼンテーションの目的は相手・聞き手の行動を促すことです。また、実際に実施する場合は、前提として共通する部分もありますが、オンラインならではの注意点もあります。
以下により良いオンラインプレゼンテーションをおこなうためのポイントを、内容、資料作成、集客と離脱の防止、話し方や進行方法、環境の５つに分けて説明します。
内容
内容の組み立て方は、オンラインプレゼンテーションでも、対面でも大きく異なりません。対面のプレゼンテーションで用いられている技法は、オンラインプレゼンテーションにも生かすことができます。
ストーリーテリング
本来の意味は「物語を語る・伝える」ことですが、プレゼンテーションでは伝えたい内容やメッセージを相手により強くアピールするために、体験談やエピソードを活用することを指します。
SDS法
①Summary（要点）→②Details（詳細）→③Summary（要点）
要点を強く伝えることに適した、シンプルなスタイルです。ニュース番組でも、よく使われています。
PREP法
①Point（結論・要点）→②Reason（理由）→③Example（事例・具体例）→④Point（結論・要点）
情報を効率的にもれなく伝えたいときに、適しています。
資料作成の注意点
オンラインプレゼンテーションの資料作成には、文字の大きさやアニメーションについて、会議室やホールなど広い会場で大きなスクリーンに映しだす対面とは異なる配慮が必要です。
文字の大きさ
オンラインプレゼンテーションでは参加者はパソコンなどで画面を見ているため、対面の場合に比べて画面のサイズが小さくなることがほとんどです。そのため、対面と同じような文字の大きさで資料を作成すると、読みにくいことがよくあります。文字サイズを大きくするように、意識しましょう。
アニメーション
対面でのプレゼンテーションでは、アニメーションを使用してアクセントをつける方も多いと思われます。
しかし、オンラインプレゼンテーションでは、相手のインターネット回線の状況によって、アニメーションがなめらかに動かないようなトラブルが発生することがあります。アニメーションの使用は、必要性の有無を吟味してください。
資料を作成するためのツールやアプリケーション
プレゼンテーションの資料作成で広く使われているアプリケーションといえば、WindowsならPowerPoint、MacならKeynoteです。
ほかにも、オンラインプレゼンテーションに合った資料の作成や、離れた場所にいるチームメンバーとの共同作業のために便利なツールやアプリケーションとして、Googleスライド、Prezi NEXT、Swayなどが、以前から使われていました。昨今のリモートワークの普及にともなって、新たなサービスも続々と登場しています。さらに、従来のPowerPointやKeynoteも改良が進んで、リモートワークやオンラインプレゼンテーションがよりスムーズに進めやすくなっています。
参考書籍
対面でのプレゼンテーションの資料作成を科学で分析した書籍は、オンラインプレゼンテーションにも活用できるでしょう。
826人に700時間かけてヒアリングし、5万1544枚のパワポ資料をAI分析して導き出した「相手を動かす勝ちパターン」を紹介して、話題を集めている本がこちらです。
「パパお帰りなさい」の娘さんの声が聞きたくて、効率的な仕事術を追求するやっちゃんも、参考になったとコメントしています。
集客と離脱の防止
資料作成と同じように、実施前の準備で大切なことが開催告知と、申込者へのリマインドです。
さまざまな会社がプレゼンテーションを行うリアル開催の展示会なら、たまたま通りかかった来場者が参加する機会を期待することもできました。しかし、オンラインプレゼンテーションでは、このようなチャンスはあまり期待できません。しっかりと集客の手段を考えることが重要です。
さらに、リアルでの開催に比べて、参加をキャンセルしやすい、参加しても途中で離脱しやすいというデメリットもあります。
オンラインプレゼンテーションでは、開催前の告知と参加申し込み後のリマインドを対面のときよりも徹底しましょう。
話し方や進行方法
対面のプレゼンテーションなら、相手の反応を直接確認しながら、どのように進行するか随時調整することができます。
しかし、特に人数が多いオンラインプレゼンテーションの場合は、聞き手の音声機能はオフにすることが多く、どよめきなどの反応は確認できません。さらに、参加者のカメラ機能がオンになっていたとしても、対面のように表情で反応を読みとることは容易ではありません。
エンジニアのHakさんも、相手の反応の確認とオンラインプレゼンテーションの進め方に試行錯誤しているそうです。
参加者の反応を知ったり、対応するために役に立つツールを紹介します。
チャットの利用
オンライン会議システムにあらかじめ設定されているチャット機能をつかえば、オンラインプレゼンテーションで相手の反応を探ったり、参加者を巻き込みながらのプレゼンテーションをおこないやすくなります。
複数のメンバーでチームを組んでオンラインプレゼンテーションをおこなう場合には、チャットを担当するメンバーを決めましょう。聞き手にチャットで質問を募集して、オンラインプレゼンテーションの中で質問と回答を紹介することも、満足度の向上を目指すにはよい方法です。
オンラインホワイトボード
大人数でなければ、誰でも自由に書き込めるオンラインホワイトボードを活用しましょう。プレゼンテーションをする側のみが使用しても、画面に変化を生み出す効果があります。
このほか、反応が分かりにくいからこそ、参加者のニーズに合わせた内容を作成できるように、事前に属性や情報をできるだけ集めることもお勧めします。
話し方
対面のときよりも、話し方に対する大きな注意が求められます。
大学院生のあかりさんが、聞き手の立場から話し方の重要性を教えてくれています。
オンラインプレゼンテーションをおこなうときは、いつもより少し高めのトーンを意識して、メリハリをつけて話しましょう。また、早口にならないようにする意識することも大切です。
環境
対面でのプレゼンテーションでは、定員数は会場の大きさで決まります。座席によって、見え方や聞こえ方に違いが生じて、満足度に大きく影響することがありました。
オンラインプレゼンテーションのメリットの一つが、使用機器やインターネット回線などの環境が整っていれば、全員に同じ状態・質で伝えることです。しかし、逆をいえば、環境の不備が参加者の満足度を下げることもあります。
環境をこちらでコントロールすることは困難ですので、どんな環境でもスムーズに実施できるような内容を準備します。もし可能ならば、参加者の環境の確認や、設定に関するアドバイスをおこないます。
スムーズに内容が伝わるように、発信する側の環境の準備は万全におこないましょう。
有線でつなぐ
インターネット回線は、無線LANよりも有線のほうが安定していますので、有線で準備することをお勧めします。
専用機器をつかう
カメラ、マイク、スピーカーはパソコン内蔵のものを使用するより、専用のものを用意しましょう。より良い映像・音質を聞き手に届けることができます。
また、スピーカーから出た音をマイクが拾って、さらにスピーカーから音が出るハウリングを防ぐために、イヤホンやヘッドセットを使いましょう。
満足度に大きく影響を与える配信状態は、ちょっとした環境の工夫で改善することができます。
画面の明るさ
画面全体が暗いと、参加者が不安になったり悪い印象を持ったりする恐れがありますので、明るさを調整します。部屋の中でなるべく明るい場所を探してください。
YouTuberが撮影のときに使用するリングライトのような専用品が用意できれば問題ありませんが、ない場合には、デスクライトをパソコンやウェブカメラの後ろに置くだけでも、明るさをプラスすることができます。
カメラ位置
オンラインプレゼンテーションでは、資料を意識するあまりに、カメラ目線を維持することがむずかしくなる場合があります。プレゼンテーション側の目線が不安定だと、聞き手の集中力が失われがちです。カメラ目線をキープできるように、事前に確認しましょう。
カメラ目線には、カメラの位置が重要になります。
机にパソコンを置いて、パソコンの内臓カメラを使用した場合、聞き手を見下ろしているように映ってしまいます。これを避けるためには、ウェブカメラを目線の高さに設置するか、パソコンを台の上に置いて高さを調整しましょう。
オンラインプレゼンテーションを学ぶには
オンラインプレゼンテーションを学べる講座は、現在続々と増えています。
宣伝会議 オンラインプレゼン攻略講座
オンラインプレゼンテーションならではの資料作成術やトークの秘訣を学ぶことができます。オンデマンド配信で、約5時間30分の講座です。
はじめてのオンラインセールスプレゼンテーション研修
自社の魅力を伝える方法、お客さまのニーズの探り方や現場で使える商談トークのシナリオの作り方を学び、オンライン商談におけるプレゼンテーションスキルを身につけることができる講座です。1日完結型でオンラインで開催されて、料金は26,400円です。
個人向け以外にも、企業内研修や法人向けの人材教育サービスでオンラインプレゼンテーションを学べる研修が多数開催されています。
従来からあるプレゼンテーションスキルを学べる講座からでも、オンラインプレゼンテーションに役立つ知識は得られますので、チェックしてみましょう。
まとめ
オンラインプレゼンテーションにはオンラインならではの工夫やコツが必要ですが、対面での経験も応用できます。今まで学んだスキルや体験も生かして、臆することなくチャレンジしてみましょう。
社会情勢や経済状況がどのように変化しても、オンラインプレゼンテーションは会場の確保が必要ないことや、参加者の地域が限定されないなどの利便性からも、ますます増えることが予想されます。これからのビジネスには必須のスキルになるであろうオンラインプレゼンテーションについて、あなたも学んでみませんか。
