Webセミナーのツールを使いこなそう!|オンライン講師のためのZoom活用術

WEBセミナーツールを使いこなそう!

Webセミナーやオンラインミーティング用のツールで、日米ともにZoomがシェアNo.1と言われています。オンライン講師の皆さんも、Zoomは日常でよく使うツールの1つではないでしょうか。

実は、Zoomにはさまざまな機能があり、普段使っている方でも機能を使いこなせていない方が多いのです。

そこで今回は、オンライン講師の方が知っておくと便利なZoomの機能をまとめてみました。

1.セキュリティ面の機能

パスコードの設定

パスコードを設定しておくと、パスコードを知っている人しかミーティングに参加できません。

コロナ禍でZoomを利用したテレワークやオンライン会議が急増し、「Zoombombing(ビデオ爆撃またはZoom爆撃)」と呼ばれる迷惑行為をする人が出たため、2020年9月からパスコードか待機室のどちらかを設定するのが必須になりました。

設定方法は、ミーティングを設定する際に「パスコード」にチェックを入れると、自動的に6桁の数字でパスコードが設定されます。自分で決めた任意の数字で設定することも可能です。

待機室の設定

ミーティングを設定する際に「待機室」にチェックを入れておくと、ホストが許可した人だけがミーティングに入室できるようになります。

例えば、「定期的なミーティング」として発行したミーティングURLは、URLを知っている人なら毎回同じURLで参加可能です。毎回URLを発行しなくても良いというメリットはありますが、過去の参加者がセミナーの時間にクリックすると入室できてしまうデメリットもあります。

そこで、待機室を有効にしておくと参加者だけを入室許可して、そうでない人を入室させないことができるので安全です。

また、講師のタイミングで参加者を入室させることができるので、例えば

  • 参加者の入室は時間通りで一斉に始めたい(時間前に入室してほしくない)
  • 前の講座を同じURLで設定していて終わってから次の講座をする際に、前の講座の参加者が全員退出してから次の講座の参加者を入室させたい

このような状況なら待機室を有効にしておくと良いでしょう。

待機室はミーティングを作成する際に「待機室」にチェックを入れておくか、Zoomミーティング開始後に画面下の「セキュリティ」をクリックして「待機室を有効」にチェックを入れると設定できます。

ミーティングのロック

前述のように、講座ごとに毎回URLを発行せず同じURLを使用する場合などで安全に講座を開催するセキュリティ上の工夫として、「ミーティングのロック」があります。

参加予定者が全員入室したタイミングでミーティングをロックすれば、それ以降は誰もミーティングに参加することはできません。

設定方法は、Zoomミーティングの画面下の「セキュリティ」をクリックして、「ミーティングをロック」にチェックを入れます。

2.明るさや外見の補正、音質の調整

明るさの調整

画面の明るさの調整ができます。Zoomの設定画面で「ビデオ」を開きます。

「低照度に対して調整」にチェックを入れて自動から手動に切り替えると、自分で明るさの調整が可能になります。顔の明るさをもう少し明るくしたいときに使うと良いでしょう。明るさで印象が変わります。

外見の補正

同様に、設定画面の「ビデオ」を開いて「外見の補正」にチェックを入れるとシミやシワなどの外見を補正できます。

音質の調整

設定画面の「オーディオ」から「背景雑音を抑制」で雑音の入り具合を調整できます。

最初は「自動」にチェックが入った状態になっていますが、「低」「中等度」「高」とレベルを選べるような設定になっています。

筆者が自宅で試したところ、「高」にすると座ったりする際の椅子のガタガタいう音が全く気になりませんでした。(「自動」だとガタガタいう音が入ります。)

必要に応じて「高」に設定しておくと、背景ノイズをカットして講座の内容を聞きやすくなるでしょう。

3.バーチャル背景とアバター

バーチャル背景を利用すると、室内がゴチャゴチャして見せたくない、背景を写り込ませたくない場合に便利です。

設定方法は、Zoomの設定画面の「背景とエフェクト」から「バーチャル背景」で選択するか、ミーティング開始後でも画面下のメニューバーの「ビデオを停止」の右隣にある「∧」をクリックして「バーチャル背景を選択…」から設定できます。

最初からいくつか画像が入っていますが、自分で撮った写真やフリー画像をダウンロードして追加することも可能です。

画像の追加は、バーチャル背景の設定画面の「+」マークをクリックして「画像を追加」でアップロードします。

また、講座動画を販売する際に参加者が匿名希望で顔が写り込まないようにしたい場合、参加者側でアバターを設定してもらうと、顔がアバターに変わるので講義後に画像加工して参加者の顔を消す作業が不要になります。

これも、Zoomの設定画面の「背景とエフェクト」の画面から「アバター」を選んで設定するか、Zoom画面下のメニューバーの「ビデオを停止」の右隣にある「∧」をクリックして「バーチャル背景を選択…」→「アバター」から設定できます。

4.画面の共有設定

資料などを画面に写す「画面の共有」は、ホストか共同ホストが可能です。

受講生側でも画面の共有を許可する場合は、受講生を「共同ホスト」にするか画面下の「セキュリティ」から「参加者に次を許可」で「画面の共有」にチェックを入れます。

受講生を共同ホストにする場合は、画面下の「参加者」をクリックして該当者の名前右の「詳細」をクリックして「共同ホストにする」をクリックします。

セキュリティから設定すると、受講生を共同ホストにしなくても画面の共有ができるようになります。

5.ホストキーを使ってホスト権限を要求

ミーティングの管理者(ミーティングを作成した人)が不在の場合、ミーティングに参加するとホストがいない状態になります。

例えば、複数の講師で講座を開催したりスタッフが複数いたりする場合、ミーティングを作成してURLを発行した人が参加できなくなったときにホスト不在になります。

そこで別の人がURLを発行し直してミーティングをスケジュールしなくても、「ホストキー」を知っていればホストを要求して自分がホストになれます。

まずは、ブラウザでZoomにサインインし、「設定」→「ミーティング」→「ミーティングをスケジュールする」の中にある「ホストより先に参加することを参加者に許可」をオンにします。次いで、「Zoom Rooms がホストキーでミーティングを開始できるようにします」もオンにしてください。

ホストキーはブラウザでZoomにサインインして「プロフィール」を見ると、「ホストキー」があります。最初は表示されていませんが、目のマークをクリックすると表示されます。

これを予め自分が参加できなくなったときにホストにしたい人に教えておきます。

Zoomミーティングに参加して画面下の「参加者」をクリックすると右側に「ホストの要求」が出てくるのでクリックして先ほどの「ホストキー」の数字を入力すると自分がホストになれます。

ホストキーを入力して「要求」ボタンを押すと、自分がホストになります。

6.ブレイクアウトルーム

大人数で開催しているセミナーで、少人数にわかれてディスカッションしたい場合は「ブレイクアウトルーム」で人数を振り分けることができます。

まずはブラウザでZoomにサインインし、「設定」→「ミーティング」→「ミーティングにて(詳細)」から「ブレイクアウトルーム」をオンにします。

あとはZoomミーティングを開始して、画面下のメニューバーにある「ブレイクアウトルーム」をクリックします。

  • 自動で割り当てる(自動で参加者が振り分けられる)
  • 手動で割り当てる(講師が受講生を振り分ける)
  • 参加者によるルーム選択を許可

上記3つから選びます。

参加者を割り当てたら、講師は自分が参加するルームを選択して参加します。

画面下のメニューバーから「ブレイクアウトルーム」をクリックすると、別のルームに移動したり、ブレイクアウトルームを閉じたりすることができます。

ただし、ミーティングを録画している場合、録画できているのはメインルームのみです。メインルーム以外は、参加者を共同ホストにしておくと、参加者自身が録画して「ローカルに保存」でパソコンに保存できます。

7.スポットライトとピン留め

Zoomミーティングでは「スピーカービュー」モードにすると話している人やミュートを解除した状態で音を出した人が大きく映し出されます。

ちょっと音が出たり咳をしたりする人がいると、メインで話している人から音を出した人が大きく映し出されてしまうので、大きく写したい人にビデオ固定する機能です。

ホスト側のみが設定できる機能が「スポットライト」参加者側からも設定可能な機能が「ピン留め」です。

スポットライトを使うには、ホストを含めて3人以上のときに参加者の画面右上の「・・・」をクリックすると「全員のスポットライト」が出てくるのでクリックします。(ミーティング参加者全員の画面に固定されます。)

もしくは、画面下のメニューバーの「参加者」をクリックして、参加者名前の隣「詳細」をクリックすると「全員のスポットライト」が出てきます。

このスポットライト機能は、例えば講師の画面を常に表示させたいときや顔出しOKの人を常に表示させたいときに利用すると良いでしょう。

「ピン留め」は、参加者の画面の右上の「・・・」から「ピンで留める」をクリックするとその人が画面固定されます。ピン留めは設定した人の画面のみで固定して表示されます。

録画に反映されるのは、スポットライトでもピン留めでもホストが画面固定した人が映ります。

8.リモートコントロール

Zoomで共有された画面をリモートコントロールする機能です。例えば、講師が共有している資料を参加者がスクロールできます。

手順は、講師側の操作で

1)ブラウザでZoomにサインイン
2)設定→ミーティング→ミーティングにて(基本) この中の「遠隔操作」をオンにする

3)Zoomを起動してミーティングを開始
4)講師が画面下のメニューバーから「画面共有」をクリック→共有したい画面の共有
5)メニューから「リモート制御」をクリック
6)リモートコントロールを許可したい人を選ぶ

これで、講師が共有している資料を参加者がスクロールできるようになります。

リモートコントロールできるようになった参加者の画面では上部に「講師の画面を制御しています」という文字が表示されます。

9.Zoomの接続テスト

オンライン講座やWebセミナーは普及してきてはいますが、オンライン講座を受講することに慣れている受講生達ばかりではありません。初めてZoomを利用して参加する人は、使い方がわからなくて不安な人もいるでしょう。

そこで、初めて参加する受講生にはZoomの接続テストを案内してあげると安心です。

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Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

上記のURLからテストミーティングに参加すると、ビデオやオーディオのテストが可能です。Zoomのアプリのダウンロード方法と一緒に案内してあげましょう。

ダウンロードできていれば、URLクリック→[Zoom.us を開く] をクリックして Zoomを開き、テストミーティングに参加できます。

まとめ

今回ご紹介した機能以外にも、Zoomにはたくさんの機能があります。その中でもオンライン講座を開催する上で役立ちそうな機能に絞ってご紹介しました。

Zoomはアップデートが頻繁におこなわれるので、常に最新のバージョンにアップデートしておきましょう。古いバージョンでは機能が使えないなどトラブルの原因になります。

アップデートの際に新しい機能が追加になることもあるので、情報もチェックしておくと良いでしょう。

また、開始しようとZoomを立ち上げたときに自動更新が始まってしまって講座やミーティングの開始が遅れることのないよう、開始時間前は早めにZoomを立ち上げておくのをおすすめします。

今回の記事を参考に、安全で満足度の高いオンライン講座を目指してください。

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